Het vertrek

Voor het vertrek: zijn de afspraken besproken? is er een taakverdeling opgesteld? Dit deden jullie normaal op de laatste vergadering (link naar laatste vergadering)

Als VV wordt je vaak aangesproken door ouders met vragen, delegeer daarom zoveel mogelijk taken naar je monitoren. Doe ook een babbel met de buschauffeur en vraag of er geholpen moet worden met het inladen van de bus, wat de busafspraken zijn… De vakantie is begonnen!

Checklist:

  • Monitoren 1 uur op voorhand bij het vertrek
  • Kazoumateriaal inladen
  • Onthaal en tellen van de deelnemers tip: gebruik de opstaplijsten
  • Controleer of iedereen zijn identiteitskaart bij heeft
  • Verzamel eventuele medicatie
  • Doe een afscheidswoordje: stel je ploeg voor, laat de deelnemers afscheid nemen en opstappen
  • Tel iedereen nog eens na
  • Deel eventueel sjaaltjes uit
  • Voorzie busanimatie, een film, busboekje, …
  • Maak bij elke busstop duidelijke afspraken en tel iedereen bij vertrek. Vergeet ook de moni’s niet!
  • Overloop de administratie met de buschauffeur

Eerste dag

We zijn veilig aangekomen! De bagage wordt uit de bus geladen, je moni’s beginnen aan de kennismakingsactiviteiten, maar wat doe jij?

Ben jij op 7/8-jarige vakantie? Klik dan hier voor een eerste dag op maat.

Checklist:

  • Achterhaal waar de bagage geplaatst mag worden
  • Ga langs bij de centrumuitbater
  • Maak afspraken met je deelnemers
  • Goed aangekomen? Stuur een bericht naar Kazou (link naar extra: contact met Kazou)
  • Controleer het gebouw op bestaande schade en geef dit door, indien aanwezig
  • Richt het monilokaal in en pak het materiaal uit
  • Organiseer een kamerindeling en installatiemoment
  • Houd je monitoren op de hoogte
  • Indien nog nodig maak de groepjesverdeling

Vergaderen

Op vakantie vergader je elke dag met je moniploeg. Op grote vakanties kan je eventueel ook een aparte vergadering inplannen met de vakantieleiding. Neem indien nodig ook de tijd om dit met de TP, coördinatie, hoteluitbating,… te doen.

Wat staat er op de agenda?

  • Hoe was je dag? Tip: Durf dit als een coachingsmoment te bekijken
  • Praktische regeling voor de volgende dag: dagschema overlopen, activiteiten, materiaal, …
  • Bespreek eventuele problemen in de moniploeg of bij de deelnemers
  • Op de laatste vergadering overloop je de laatste dag (link naar laatste dag)
Tips voor tijdens de vergadering:
  • Voorzie eventueel een originele opening of inkleding
  • Een vergadering hoeft niet altijd ’s avonds te zijn
  • Maak een vergadering niet onnodig lang
  • Denk ook aan ontspanning met de moniploeg

Taakverdeling bij aankomst:

  • Busverantwoordelijke
  • Wie brieft ouders van bepaalde deelnemers? Kinderen die ziek geweest zijn, tekenbeten, heimwee,…
  • Wie helpt de bus uitladen?
  • Op elke stopplaats stapt een moni mee af

Paniek!

Is er iets gebeurd? Blijf in de eerste plaats kalm. Moet je naar het ziekenhuis? Hier vind je een handige checklist (link extra naar het ziekenhuis)

Vergeet zeker geen contact op te nemen met Kazou. Indien er een coördinator is in jouw centrum, contacteer je hem eerst. Daarna neem je contact op met de noodpermanentie (link: extra: contactinfo). Contacteer nooit de ouders alvorens je een beroepskracht gesproken hebt.

Neem volgende info bij de hand als je belt:

  • Naam en gegeven van je vakantie
  • Gegevens van de getroffen deelnemer(s): voornaam, naam en woonplaats
  • Situatieschets: wat is er gebeurd? Waar bevindt de getroffene zich? Wat heb je al gedaan?
  • Extra info die belangrijk kan zijn (persgevoelig? familielid mee op vakantie?)

De beroepskracht bekijkt samen met jou wat er verder gaat gebeuren!

Laatste dag

De vakantie is voorbij gevlogen. De laatste dag moet er nog veel gebeuren, voor een vlot verloop bereid je deze best goed voor.

Checklist voor vertrek:

  • Maak de voorlaatste dag een schema met de taken en overloop deze met de monoploeg
  • Ruim het monilokaal de laatste avond al op en pak het materiaal in
  • Moni’s hebben hun koffers al voor de gasten gemaakt zodat deze de deelnemers kunnen helpen
  • Verzamel verloren voorwerpen en zorg ervoor dat de deelnemers deze kunnen bekijken
  • Deel spullen zoals medicatie en knutselwerkjes terug uit
  • Waar verzamelen we de bagage? Denk aan de verschillende stopplaatsen!

Terugreis

Op de laatste vergadering op vakantie hebben jullie al afspraken gemaakt over de aankomst (link)

Tijdens de terugreis is het volgende belangrijk:

  • Laat op tijd aan Kazou weten als je vroeger of later toekomt, zo kan Kazou de ouders tijdig informeren. Vanaf 30 minuten vertraging sturen we een SMS naar de ouders, we moeten dit wel ten laatste 1u voor de geplande aankomst weten. Je laat dit weten via het noodnummer (link naar extra: contact)
  • Verloren voorwerpen laten zien, eventueel in de bus. De overige zet je het materiaal van Kazou. Opmerking: enkele kousen, washandjes en onderbroeken mag je direct weggooien, deze worden nooit opgehaald.
  • Maak tijd voor ouders met vragen
  • Zet het kazoumateriaal weg
  • leg de aankomsteveloppe in het bakje
  • Er blijft een moni bij de deelnemers tot iedereen is opgehaald